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Vacante laboral: Asistente administrativo(a)

Lugar de trabajo: Medellín

Resumen de la organización:

Pact es líder en la creación de soluciones sistémicas a los desafíos del Desarrollo. Como organización internacional de desarrollo fundada en 1971, Pact sirve a comunidades que han sido desafiadas por la pobreza y la marginalidad, y vislumbra un mundo en el que cada individuo sea dueño de su futuro. En alianza con organizaciones locales, empresas y gobiernos, construimos soluciones sistémicas para que estas comunidades sean prósperas y resilientes, y las personas a quienes se sientan escuchadas, aumenten sus capacidades y sean vibrantes.

Durante casi cinco décadas, el enfoque integral de Pact ha abordado las causas de la pobreza y la marginalidad. Ha apoyado el fortalecimiento sistemas sociales y de salud; el aumento de los ingresos de la gente y el vínculo positivo entre el Estado y la sociedad; ha promovido mercados justos, y fomentado organizaciones locales, gobiernos y redes más fuertes.

Objetivo de la posición:

El asistente administrativo(a) es responsable de apoyar los procesos administrativos de la Organización, aplicando las normas y procedimientos definidos por Pact y la legislación colombiana, dando cumplimiento a cada uno de los procesos administrativos requeridos y logrando resultados precisos en cada uno de ellos, asegurando que el trabajo sea realizado de acuerdo a los estándares corporativos y cumpliendo con las fechas límites establecidos. Es responsable de Asistir en el desarrollo de los programas y actividades Administrativas de Pact.

Responsabilidades claves:

  • Apoyo general de la gestión administrativa de la oficina de Colombia en la ciudad de Medellín, así como las labores asistenciales del área. 
  • Apoyar la gestión de cotizaciones, solicitudes de oferta de proveedores, análisis y apoyo general en los procesos operativos de compra.
  • Apoyo continuo al proceso de pagos, consolidación de facturación y soportes necesarios, solicitud de aprobaciones, y en general asistencia al equipo administrativo para la correcta fluidez del ciclo interno semanal.  
  • Gestión de archivo, documentación y magnetización de documentos físicos, así como el control de documentos digitales en las carpetas compartidas (con relación al cargo administrativo de Compras y Logística).
  • Documentar y apoyar la gestión para creación de proveedores, realizar verificaciones y validaciones en las páginas de los entes de control (Policía nacional, procuraduría, contraloría, centrales de riesgo, entre otros) que garantice la debida diligencia, en cumplimiento con los requisitos de cumplimiento de los donantes de los proyectos de la oficina de país y los requerimientos del gobierno de los estados unidos. 
  • Gestión logística de viajes: tiquetes aéreos, hospedaje, transporte, etc.; manejo de novedades durante los viajes, solicitudes de recursos de terreno.
  • Asegurar soporte administrativo eficiente enfocándose en el logro de resultados.
  • Gestionar y administrar solicitudes papelería, cafetería e implementos de aseo mensual.
  • Apoyar al custodio de la caja menor en la debida documentación de recibos y facturas relacionadas con las compras menores de la oficina
  • Administrar la facturación electrónica de servicios públicos, de comunicaciones y los que llegaran a presentarse para el funcionamiento de la organización. 
  • Gestión de facturación y programación de pagos alineado a la política de Compras, con sus respectivos soportes.
  • Relación diaria de documentos recibidos, con sus respectivos soportes.
  • Gestión logística del archivo Pact, apoyando el control e inventario de archivos con el proveedor logístico custodio de documentos físicos en la bodega externa.
  • Apoyo en envíos de elementos por correo certificado a zonas de intervención.
  • Apoyo logístico de viajes, actividades y reuniones al staff de Pact y sus proyectos a nivel local y nacional.
  • Mantener los directorios de proveedores actualizados y verificados.
  • Mantener un adecuado número de registros e informes administrativos relacionados con viajes, seguros, logística, auditoría y otros.
  • Atención a proveedores actuales y potenciales: ofertas, novedades, etc.
  • Apoyo general en requerimientos administrativos y financieros.
  • Otras responsabilidades que le sean asignadas.

Requerimiento básicos:

  • Experiencia en procesos administrativos, logísticos y de Compras.
  • Actitud y orientación de servicio al cliente.
  • Manejo medio de sistemas de información, correo electrónico y documentos digitales  
  • Habilidades de interpretación y comunicación de documentos y mensajes que se reciban.
  • Con capacidad de organización y seguimiento a procesos
  • Orientación al logro.
  • Buenas relaciones con equipos de trabajo y supervisores  

Educación y experiencia requerida:

  • Tecnólogo(a) con experiencia mínima de 2 años o profesional con experiencia mínima de 6 meses en algún área administrativa, Administración de empresas, Gestión administrativa o financiera, Mercadeo, Negocios, o afines.
  • Manejo y habilidades de sistemas de información, paquete de MS Office, correo electrónico y aplicaciones de Internet y relacionadas, construcción, administración e interpretación de bases de datos (Excel, básico o medio preferente).
  • Disposición para viajar a corto plazo dentro de Colombia en caso de necesitarse.

Pact es una organización que promueve y está comprometido en un ambiente de trabajo ético, ofreciendo igualdad de oportunidades, libre de discriminaciones en sus procesos de selección y prácticas de empleo por motivos de raza, color, religión, sexo, origen nacional, afiliación política, orientación sexual, identidad de género, estado civil, discapacidad, información genética, edad, etc. Teniendo como prioridad la calidad en el ambiente de trabajo y el desarrollo profesional y las relacionas con aliados estratégicos, subacuerdos, proveedores, consultores, comunidades, organizaciones, gobiernos entre otros. 

Se recibirán hojas de vida hasta el 28/03/2021 al correo pactcolombia@pactworld.org Agradecemos escribir en el asunto Asistente Administrativo(a), de lo contrario la postulación no será tenida en cuenta.

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